De afgelopen periode heb ik meerdere werkzaamheden gedaan bij verschillende events, ook ga ik vanaf december een groot toernooi van 700 man organiseren bij mijn studentenvereniging Anti Barbari. Om dit goed te kunnen doen samen met de mensen binnen deze commissie vroeg ik mij af wat belangrijke stappen zijn en in welke volgorden voor dit event.
Bij dit event he ik al een team met wie ik dit doe en weten wij ook al wat ons bepaalde doelgroep is, het toernooi is namelijk voor alle leden van de voetbalvereniging en verder meerdere studenten in de regio die ook graag mee willen sporten en feesten op deze sportdag. Dit zijn bij het organiseren van een event belangrijke eerste stappen, hierna kan je verder met vervolg stappen die zal ik dan ook hieronder beschrijven.
- Budget vaststellen
Nadat je dus weet wie je wilt gaan bereiken met je event en wat je ongeveer wilt gaan doen is het belangrijk dat je weet wat je budget is hiervoor. Vervolgens moet je met je budget gaan bepalen hoe je dit verdeelt onder verschillende kostenpotjes. Het is hierbij belangrijk dat je goed inventariseert wat ook de hoogte van die kosten zijn voor verschillende onderdelen. Het is verder belangrijk dat je ook nog een klein budget reserveert voor onvoorziene kosten, op deze manier kom je niet tegen grote teleurstellingen te staan. Het is vervolgens ook verstandig dat iemand binnen je team de budgetbewaker is, zo ga je zorgvuldig met het budget om als alle uitgaven eerst langs deze persoon gaat.
- Locatie en datum kiezen
Bij het event is het belangrijk om ruime tijd van tevoren een datum uit te kiezen en ook de locatie. Voor het event bij Anti Barbari is de locatie van het event al bepaald, maar de datum nog niet. Om de datum ruime tijd van tevoren te bepalen en delen zorg je ervoor dat meer mensen kunnen, omdat er een mindere kans is dat zij als iets gepland hebben. Voor de datum is het ook essentieel om rekening te houden met vakanties/feestdagen en andere grote evenementen.
- De invulling van het event samenstellen
Als alle informatie van hierboven vaststaat kan je met je team gaan beginnen met de invulling van het programma. Voordat je programma begint is het belangrijk om rekening te houden dat gasten zich kunnen registreren en klaarmaken, houd er rekening mee dat dit ongeveer een uur voor je event kan beginnen, dit moet niet te lang duren waardoor gasten zich kunnen verslappen.
Voor de invulling van de rest van het programma is het belangrijk dat je dit niet te vol inplant. Het is verstandig om in grote lijnen een programma te hebben, maar gasten vinden het vaak prettig om ook hen eigen invulling te kunnen brengen en doen waar zij zin in hebben.
Het is verder essentieel om te zorgen dat de gasten genoeg pauze en vrijde tijd momenten hebben. Je kan er beter voor zorgen dat zij dit te veel hebben in plaats van te weinig. Je wilt absoluut niet dat deelnemers klagen dat zij te weinig mensen hebben kunnen ontmoeten, of niet hebben kunnen eten en drinken.
Het is naast het programma ook belangrijp om op tijd de opstelling van je event te bepalen. Bedenk hierbij van tevoren waar je de gasten wil verwelkomen, waar bepaalde onderdelen van het evenement plaatsvindt en waar gasten het beste eten/drinken kunnen halen.
Voor het eten en drinken is het daarbij ook essentieel dat je weet wat de doelgroep wilt gaan consumeren. Hierop moet je je aanbod goed aanpassen.
- Marketing en communicatie rondom je event
Voor je event wil je natuurlijk dat er veel mensen op afkomen en dat je het vooraf vastgestelde aantal gaat behalen. Een goede marketing en communicatie is hiervoor belangrijk richting je doelgroep.
Het is hierbij verstandig om vier tot zes maanden voor het event je eerste communicatie-uiting te doen. Hierbij is het belangrijk om een save the date te sturen, zo kan je doelgroep het event in hen agenda zetten.
Vervolgens kan je drie/vier maanden van tevoren meerder communicatie uitingen sturen. Hierbij is het verstandig om goed je huisstijl weergegeven, uitnodigen voor het event en een pagina waarop de doelgroep zich kan registreren voor het event. Verder is het ook verstandig om op sociale media-uitingen te laten zien over het event.
Een maand voor het event kan je een reminder sturen, op deze manier is het event bij de gasten weer in het geheugen en zou je eventueel potentiële nieuwe mensen nog kunnen aanspreken om zich te registreren. Rond deze tijd kan je ook meerdere informatie over het event vertellen zodat er meer duidelijkheid komt bij de doelgroep.
- Het draaiboek opstellen en bespreken
Voor elk evenementorganisator is een draaiboek onmisbaar, dit komt omdat een draaiboek het belangrijkste communicatiestuk is naar iedereen die rondom het event betrokken is. Op deze manie ris voor iedereen duidelijk wat er gaat gebeuren en wat er van iedereen verwacht wordt. Het draaiboek moet dan ook overzichtelijk zijn en voor iedereen begrijpelijk.
Het is hieromheen verstandig om drie verschillende draaiboeken te hebben, één voor de opbouw, één voor het event zelf en eentje voor de afbouw. Hierin komen alle activiteiten te staan die uitgevoerd moeten worden. Ook staat hierin een lijst met contactpersonen die betrokken zijn en die je zou kunnen bellen als er iets misgaat. Verder volgt het programma, met hierbij alles wat door wie wordt uitgevoerd.
- De dag van het event
Als het goed is heb je alles ter voorbereiding van je event goed voorbereid en hoef je vlak van tevoren niet veel meer te doen. Het hierbij prettig om ruim van tevoren even alles nog goed doorgelopen. Dit is goed om alles te checken, maar dit geeft jezelf ook extra rust. Verder kan je met je team en andere externen partijen nog even alles goed doorlopen, ook is het hierbij belangrijk om je draaiboek de hele dag bij je te hebben.
Reactie plaatsen
Reacties